Dalam membuat model sistem informasi sumber daya
manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan
subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem
input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan
intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan
komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database
nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui
perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Subsistem penelitian sumber daya manusia
mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.Contohnya adalah penelitian
suksesi,analisis dan evaluasi jabatan,dan penelitian keluhan.
1. Penelitian Suksesi (succesion studies) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan
tersedia.Mungkin seorang kepala departeme akan pensiun,dan manajemen puncak
ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan
itu.
2. Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap
jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentfikasikan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
3. Penelitian Keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.
Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem intelijen sumber daya manusia
mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan.Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi
pemerintah,pemasok,serikat kerja,mayarakat global,masyarakat keuangan,dan
pesaing.
1. Intelijen Pemerintah,pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
2. Intelijen Pemasok,mencangkup perusahaan seperti perusahan asuransi,yang memberikan
employee benefit,dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
kerja,yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru
3. Intelijen Serikat Pekerja,serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan
dalam mengatu kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
4. Intelijen Masyarakat Global,masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber
daya lokal seperti perumahan,pendidikan dan rekreasi.Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,nasional dan internasional,dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
5. Intelijen Masyarakat Keuangan,memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.
6. Intelijen Pesaing,Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber
pegawai baru yang baik,dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing,dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Database Sumber Daya Manusia dari Lingkungan
Ada lebih dari 150 pemasok database riwayat
hidup (resume) berbasis komputer yang dapat digunakan perusahaan dalam program
perekrutan.Database ini ada dalam 5 kategori :
1. Database Perusahaan Pencari Eksekutif.Perusahaan pencari eksekutif khususkan diri
dalam menemukan pelamar untuk posisi eksekutif,akses ke database perusahaan
pencari dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau perekrut dari
beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat.
2. Database Universitas.Sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan database curriculum
vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang lulus atau
alumni yang mencari pekerjaan.
3. Database Agen Tenaga Kerja.Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka
sendiri.Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk
jaringan.Akses ke database kategori ini lebih bebas daripada akses ke dua jenis
sebelumnya.
4. Database Akses Umum.Database ini tersedia bagi siapa pun dengan bayaran.Salah satu
yang terbesar adalah Career Placement Registry yang memiliki
akses melalui jaringan DIALOG Information Service.Sekitar 60% curriculum
vitae adalah dari mahasiswa.Bayaran untuk akses berkisar $12 untuk
mahasiswa sampai $45 untuk calon bagi pekerjaan bergaji $45,000.
5. Bank Pekerjaan Perusahaan (Corporate Job Banks).Beberapa perusahaan besar
seperti IBM,Hewlett-Packard,Travelers,dan Wells Fargo menyimpan database
sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai
sementara.Perusahaan menggunakan bank pekerjaan saat mencari pengganti
sementara untuk pegawai tetap yang sakit,cuti hamil,liburan,dan sebagainya.
Database perekrutan seperti ini menggambarkan
sistem formal untuk pengumpulan intelijen dari pemasok perusahaan.Sistem formal
yang serupa dapat digunakan dengan pemerintah dan masyarakat keuangan.
Sistem Output Sumber Daya Manusia
- Bentuk
dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam
bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Model
matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.
- Perangkat
lunak HRIS
Perangkat lunak sistem output yang digunakan
oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli
dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan.
Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama
oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa
informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.
Enam macam kelompok output dapat
dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;
Subsistem Perencanaan Tenaga Kerja.Merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer
atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga
kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Tabel di bawah ini mendaftarkan
aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah perusahaan yang telah
menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah perusahaan yang dalam
proses penerapan aplikasi tersebut, angka pada bagian bawah tabel menunjukkan
persentase perusahaan yang memiliki aplikasi operasional. Persentase ini memberikan
petunjuk popularitas relatif dari subsistem.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar