contoh sistem informasi sdm dalam organisasi

HRD (Human Resource Department)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:

1.          Seleksi dan Rekrutmen. 

Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

2.         Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.

3.         Compensation and Benefit. 

Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

4.         Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.

5.     Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6.         Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7.         Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8.         Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Sistem Informasi Penggajian Karyawan 

Keterangan :

1.          Data kehadiran seluruh Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari, pada tanggal cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data  penggajian.

2.          Departemen HRD (bagian Pay Roll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk diproses penggajiannya orang per orang.

3.          Departemen HRD (bagian Pajak Pph 21) menghitung atau mengoreksi pajak gaji baik yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak atau dari bujang menjadi kawin dan lain-lain).

4.          Departemen HRD (bagian Pay Roll) setelah menerima rekapan revisi perhitungan  pajak gaji dari bagian pajak, membuat Slip gaji dan daftar Gaji seluruh Karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD.

5.          Departemen Keuangan menerima Daftar Gaji dan Slip Gaji seluruh Karyawan dari Dept HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home pay-nya masing-masing Karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.

6.          Apabila Departemen Keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke Dept HRD atau cancel.

7.          Apabila Dept. Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada Daftar Gaji/Slip Gaji tersebut, maka wajib menanda-tanganinya dan membuat cek tunai/bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh Karyawan lalu menyerahkannya kepada Pimpinan Perusahaan.

8.          Pimpinan Perusahaan menerima dan menanda tangani Daftar Gaji seluruh Karyawan dan cek tunai/bilyet giro untuk tranfer gaji Karyawan via Bank yang ditunjuk.

9.          Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek/bilyet transfer ke rekening pribadi masing-masing Karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.

10.   Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui kartu ATM Bank yang ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.

11.   Selesai

Khusus untuk Slip Gaji, banyak Karyawan yang tidak mengambilnya. Kalau ada yang mengambilnya kadang membuangnya disembarang tempat. Sehingga selain bisa mengotori tempat, juga bisa menimbulkan rumor tentang besaran gaji Karyawan tsb menyebar kemana-mana. Padahal besaran gaji Karyawan adalah rahasia Perusahaan dan Karyawan itu sendiri. Atau karena merasa gajinya sudah benar atau memang malas untuk mengambilnya. Tapi karena didalam Slip Gaji tersebut juga ada perhitungan pajak Pph 21, maka Dept. HRD harus tetap untuk membuatnya sebagai dokumen pajak atau persiapan untuk dasar menjelaskan komplain Karyawan atas jumlah gajinya atau pajaknya. Bisa juga untuk persiapan HRD sewaktu-waktu apabila diminta oleh Karyawan ybs untuk (lampiran) pengajuan kredit KPR atau ke Bank.

sumber: 

http://www.teknismanajemenhrd57.com/2011/10/sistem-penggajian-karyawan.html

Raymond Mc Leod,Jr. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhallindo, Jakarta: 523 – 543.

http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.